Jak zatem zadbać aby nasi pracownicy potrafili nadal realizować swoje zadania zgodnie z oczekiwaniami? Z własnego doświadczenie i obserwacji mogę podzielić się spostrzeżeniem, że podstawą będzie samodyscyplina i wsparcie przełożonych ale także zrozumienie i zachowanie tzw. więzi społecznych z kolegami z pracy. Tak już jesteśmy stworzeni, że większość z nas przyzwyczajona jest do pracy w/lub z grupą ludzi i ta pozornie nieistotna poranna kawa we wspólnej „kuchni biurowej” dla wielu z pracowników ma ogromne znaczenie dla podtrzymania więzi społecznych na poziomie miejsca pracy.

O ile nikt nie zabroni nam wypić jednej, drugiej czy trzeciej kawy w domu o tyle jak sama nazwa wskazuje – praca zdalna nie daje możliwości codziennego spotykania się z kolegami czy z szefem. Niezmiernie istotne jest zatem utrzymanie relacji wśród współpracowników (w tym również na poziomie szef-pracownik) tak aby pracownik nie tracił poczucia przynależności do grupy jaką jest „zespół” czy też „firma”. Dla nas przedsiębiorców szczególnie ważne jest to aby relacja jaką zbudujemy z pracownikiem nie była powierzchowna czy mało autentyczna. Nie bójmy się zatem (po za standardowym zapytaniem – jak Ci idzie, ile dziś zrobiłeś czy kiedy następna umowa) porozmawiać z pracownikiem o tym jak sobie radzi wobec dodatkowych obowiązków, w jaki sposób moglibyśmy poprawić jego jakość pracy. Niekiedy pracownicy spotykają się z takimi problemami jak brak wygodnego biurka czy krzesła, niewłaściwe oświetlenie w miejscu, w którym pracują czy zmiana godzin pracy w związku z koniecznością odprowadzenia dziecka do przedszkola. Nie bójmy się pytania – jak radzisz sobie z pracę zdalną i czy jest coś w czym mógłbym Ci pomóc. Lojalny pracownik, który ma zaufanie do szefa czasem nie ma śmiałości o coś poprosić a jest duża szansa, że na tak żadne pytanie chętnie szczerze odpowie.

Druga ważna sprawa, o która powinien zadbać przedsiębiorca to właściwe wsparcie w zakresie samej organizacji dnia pracy (jeśli oczywiście pracownik takiego wsparcia wymaga). O ile z pracownikami samodzielnymi problem ten raczej nie będzie występował o tyle w przypadku pracowników o małym lub mniejszym stażu – taka sytuacja może być sporym wyzwaniem. Powinniśmy zatem w sposób rozsądny monitorować wydajność naszych zespołów z jednoczesnym wsparciem dla pracowników, którzy w trakcie pracy zdalnej radzą sobie gorzej. Wsparcie nie musi od razu polegać na wskazaniu błędów (nawet jeśli te są oczywiste); po raz kolejny powinniśmy zacząć od szczerej rozmowy, w trakcie której przekażemy pracownikowi uczciwą informację zwrotną ale z nastawieniem na wynik WIN-WIN; pracownik powinien poczuć, że szef zwraca mu uwagę ale tylko dlatego, że są w jednej drużynie i jego sukces będzie sukcesem całego zespołu a co za tym idzie firmy.

I tu dochodzimy do trzeciej ważnej sprawy – raportowanie i monitorowanie wskaźników; Jest sporo firm (zwłaszcza tych małych i średnich) gdzie atmosfera w biurze jest przyjazna, ludzie wiedzą co mają robić i wszystko jest w najlepszym porządku; szef nie oczekuje raportów, sam też nie posiada narzędzia do monitoringu efektywności i wydajności ale firma rozwija się i cały zespół jest zadowolony; Nie ma w tym nic złego, problem natomiast pojawia się w pracy zdalnej jeśli występują „dystraktory i utrudnienia” wskazane w punktach powyżej. Szef w takiej sytuacji najczęściej dowiaduje się o tym od księgowej kiedy to po kilku miesiącach okazuje się, że przychody ze sprzedaży firmy spadły. Jak zatem przygotować się na taki scenariusz zawczasu?

Jednym z słusznych rozwiązań wydaje się wprowadzenie wspierającego pracowników monitoringu efektywności i raportowania. I tu w wielu organizacjach pojawiają się trudności…. Wypełnianie tabelek, exceli w każdy piątek lub nie daj boże – poniedziałkowe telekonferencje, na których zespołu musza przedstawić swoje „sukcesy i porażki” minionego tygodnia/miesiąca/kwartału… Dla wielu pracowników takie spotkania to najgorszy dzień tygodnia i to nie dlatego, że nie mają wyników czy nie lubią opowiadać o sobie – przede wszystkim chodzi o czas, który należy na takie spotkania poświęcić a raczej o jego utratę i to co pracownicy mogliby w tym czasie wykonać. W trakcie mojej kariery na stanowiskach menedżerskich nie spotkałem zespołu, który lubił zjawiać się co tydzień o tej samej porze ze swoimi tabelkami oraz pomysłami na „sukcesy i porażki” minionego tygodnia.

Jak zatem wybrnąć z tej sytuacji? Wprowadźmy raportowanie pożyteczne dla pracowników i organizacji. Po raz kolejny możemy stosować zasadę WIN-WIN: wprowadzamy narzędzie lub zestawienie, które oprócz pokazania ile w minionym okresie zrobiliśmy pokaże nam również o ile jesteśmy bliżej wyznaczonego celu, jakie będzie następstwo tego, że cel zostanie osiągnięty oraz w jaki sposób będziemy razem osiągnięcie tego celu „celebrowali”. Ta prosta metoda jeśli zostanie poprawnie przedstawiona pracownikom oraz właściwie wdrożona i konsekwentnie monitorowana – pozwala wziąć pracownikowi odpowiedzialność za swoją prace we własne ręce. Ale uwaga – jeśli wprowadzasz raport i chcesz aby pracownicy w oparciu o jego wyniki pracowali a Ty sam wykonujesz pracę taką jak niektórzy członkowie Twojego zespołu – niedopuszczalnie jest abyś nie uzupełniał swoich „rubryk”. Pracownicy chętnie skorzystają z Twojego doświadczenia, które będzie poparte kompetencjami i wynikami, na które można będzie spojrzeć. Pamiętaj jako szef wyznaczasz standardy w firmie i przykład jaki dasz swoją postawą przyniesie Ci podobne rezultaty w pracy zespołu.

Po krótce to tyle jeśli chodzi o motywacje z mojego punktu widzenia.

Artykuł Praca zdalna – czyli jak zorganizować biuro w domu? Motywacja pracowników. pochodzi z serwisu Pomagamy rozwijać firmy i startup-y.

Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi do Ustawy o VAT 1 stycznia 2020 dot. wystawiania faktur do paragonów przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż rejestrowaną na kasie fiskalnej powinien już w momencie zakupu dowiedzieć się czy sprzedaje dla osoby prywatnej czy dla firmy. Jeżeli nabywcą jest firma sprzedający już w momencie sprzedaży musi wprowadzić numer NIP na paragon lub od razu wystawić fakturę.

Wprowadzone przepisy regulują zasady wystawiania faktur do paragonów fiskalnych wystawianych na rzecz kupujących będących przedsiębiorcą. Zgodnie ze zmianą w przepisach sprzedawca wystawi do paragonu fakturę VAT tylko wtedy gdy na paragonie zarejestrowany będzie numer NIP nabywcy. Możemy również od razu poprosić o wystawienie faktury VAT będąc przy kasie ( w zależności od polityki sklepu). Co ważne – sprzedawca ma prawo (a nawet obowiązek odmówić wystawienia faktury VAT do paragonu, który nie zawiera numeru NIP).

Jakie sankcje grożą przedsiębiorcy, który wystawi fakturę na podstawie paragonu bez numeru NIP?

W przypadku wystawienia faktury do paragonu bez NIP sprzedawcy grozi sankcja w wysokości 100% podatku VAT z wystawionego dokumentu. Sankcji nie podlega firma, która poniesie odpowiedzialność karno-skarbową z tytułu wymiany paragonu na fakturę.

Konsekwencje jednak poniesie również kupujący, który zaksięguje w swojej ewidencji VAT fakturę nieprawidłowo wystawioną.

Co w przypadku gdy przedsiębiorca dysponuje kasą lub drukarkę fiskalną starego typu?

W przypadku gdy sprzedawca nie dysponuje kasą nowego typu (z możliwością umieszczenia numeru NIP na paragonie) zgodnie z interpretacją nr 0112-KDIL2-2.4012.523.2019.2.MŁ. dyrektora Krajowej Izby Skarbowej może wystawić samą fakturę VAT kupującemu.

Kiedy możliwe jest odliczenie podatku VAT od paragonu z NIP?

Zgodnie z art. 106e ust. 5. Pkt 3 ustawy o VAT paragon fiskalny do kwoty 450,00 zł lub 100 euro stanowi fakturę uproszczoną. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów do ww. kwoty stanowi fakturę uproszczoną i nie ma potrzeby wystawiać do niego faktury. Można zatem od paragonu z numerem NIP odliczyć podatek VAT a wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

CIEKAWOSTKA:

Po 1 stycznia 2020 zmianom nie ulega możliwość odliczenia podatku na podstawie biletu transportu publicznego (w przypadku podróży na odległość większą niż 50 km) oraz biletów za przejazd autostradą płatną. Również w tym przypadku możemy zaliczyć takie dokumenty w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Artykuł Czy na podstawie paragonu z NIP można odliczyć VAT? pochodzi z serwisu Pomagamy rozwijać firmy i startup-y.

Firma bez ZUS

Niejednokrotnie spotykamy się z opinią – gdyby nie wysokie koszty ZUSu i podatki założyłbym firmę. Postanowiliśmy się przyjrzeć czy w Polsce można prowadzić firmę i nie płacić ZUS.

Okazuje się, że jest kilka możliwości aby zarówno młodzi jak i doświadczeni przedsiębiorcy mogli prowadzić firmy a jednocześnie nie musieli się martwić wysokimi kosztami ZUS; Oczywiście nie zalecamy takiej drogi docelowo bo przecież kiedyś przyjdzie czas przejścia na emeryturę a aby uzyskać emeryturę z ZUS jakaś forma składek jest wymagana.

Co zatem zrobić aby móc prowadzić firmę i nie płacić ZUS?

Potocznie mówi się – ZUS jednak gdy bliżej przyjrzymy się temu zagadnieniu pod tą nazwą kryje się Zakład Ubezpieczeń Społecznych a już sama nazwa wskazuje, iż odprowadzane składki mają na celu zabezpieczenie potrzeb społecznych tj. składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenie emerytlne (czyli fundusz, z którego w przyszłości wypłacana jest emerytura każdego obywatela, który osiągnął wiek emerytalny i odprowadzał składki).

1. Pracuję na etacie i prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą.

W takim przypadku jeśli z tytułu świadczonej na podstawie umowy o pracę osiągasz wynagrodzenie równe lub wyższe niż płaca minimalna a Twój pracodawca odprowadza składki w Twoim imieniu – nie masz obowiązku odprowadzania dodatkowych składek na ubezpieczenie społeczne.

Inaczej jest natomiast w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego – Jest ono obowiązkowe i należy je opłacać z obu tytułów – etatu jaki i działalności gospodarczej. W 2020 wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 362,34 zł. Zatem ta metoda nie jest odpowiedzą na zadane powyżej pytanie.

1. Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialności

Kolejną opcją, którą warto przeanalizować aby mając swoją firmę nie płacić ZUS jest powołanie do życia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ( popularnie zwanej sp. z o.o.); W takim przypadku można nie płacić ZUS będą wspólnikiem lub zasiadając w zarządzie nie pobierać wynagrodzenia. Można też zostać prokurentem spółki – jego stanowisko również nie jest objęte ZUS. Osobiście nie polecam tego rozwiązania jako metody na ucieczkę od ZUS jednak warto mieć na uwadze, że założenie spółki niesie ze sobą wiele więcej korzyści niż tylko oszczędności z tytułu ZUS ale tym aspektem zajmiemy się na łamach innego artykułu.

Jest jeszcze kilka innych alternatywnych rozwiązań aby obniżyć koszty składek z tytułu ubezpieczenia społecznego; Wśród nich rozróżnić możemy:

1. Początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z uczestnictwa w inkubatorach przedsiębiorczości.

W takim przypadku prowadzimy firmę i nie płacimy ZUS ale tak de facto osobowości prawnej użycza nam inkubator; ZUSu nie płacimy aż do momentu, gdy będziemy chcieli wypłacić pieniądze, które udało nam się zarobić. Jeśli będziemy mogli podpisać umowę o dzieło z inkubatorem ZUSu nie zapłacimy jeśli natomiast podpisać trzeba będzie umowę zlecenie z zamawiającym może się okazać, że oszczędność będzie znikoma lub żadna. Co nie zmienia faktu, że ta forma rozpoczęcia działalności ma wiele innych zalet niż tylko oszczędność na ZUS.

1. Wyżej wspomniana Umowa o dzieło

Jeśli na samym początku nie stać Cię na ZUS zamiast prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą możesz podpisać ze swoim kontrahentem Umowę o dzieło; Zgodnie z przepisami – umowa o dzieło nie jest objęta obowiązkiem płacenia składek ZUS. Są oczywiście pewne obostrzenia kiedy możemy skorzystać z takiej ulgi ( np. świadczenie pracy, która będzie miała elementy dzieła czyli jest niepowtarzalna i jedyna w swoim rodzaju). Temat ten oczywiście wymaga szerszego omówienia (…) O czym warto pamiętać w przypadku umowy o dzieło – jeśli świadczymy dla firmy usługi na podstawie umowy o pracę a dodatkowe zadania chcielibyśmy wykonywać w oparciu o umowę o dzieło – podlegamy obowiązkowi odprowadzenia składki ZUS.

1. Trzecią formą ograniczenia wydatków na ZUS jest zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia dla osób uczących się, które nie ukończyły 26 roku życia; w takim przypadku również odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne nie jest obowiązkowe; prowadząc zatem działalność gospodarczą i pracując na podstawie umowy zlecenie – również koszty ZUS mogą być niższe.
2. Kolejna sytuacja, w której możemy nie płacić ZUSu to tzw. Działalność nierejestrowana.

Prawo Przedsiębiorców dokładnie określa kiedy taki status przysługuje:

– działalność nierejestrowana jest wtedy gdy przychód z działalności nie przekracza w żadnym miesiącu połowy minimalnego wynagrodzenia – przy planowanym sukcesywnym wzroście płacy minimalnej progi te z roku na rok ulegają przesunięciu;

– przedsiębiorca, który ubiega się o taką ulgę nie może w ciągu ostatnich 60 miesięcy wykonywać działalności gospodarczej.

Jak więc widzicie – są różne metody na optymalizację kosztów zatrudnienia. Jak wykazałem powyżej można prowadzić firmę i nie płacić ZUS. Jednak przed podjęciem działań w zakresie optymalizacji warto każdorazowo skonsultować się z biurem doradctwa podatkowego lub praktykami biznesu, którzy mogą realnie pomóc w oszacowaniu potencjalnych korzyści lub ryzyk idących za taką optymalizacją.

Artykuł Firma bez ZUS pochodzi z serwisu Pomagamy rozwijać firmy i startup-y.